Hodiernamente, em face dos benefícios e facilidades que a utilização de recursos da tecnologia da informação proporcionam, especialmente os que se relacionam à economia, à agilidade e à transparência, a informatização dos processos administrativos, bem como os judiciais[1], tem se tornado uma tendência. Como exemplo, temos o próprio Pregão Eletrônico, que foi instituído como modalidade de licitação pela Lei 10.520/2002 justamente para conferir agilidade e celeridade às contratações públicas de bens de natureza comum.
O processo eletrônico é sem dúvida uma ferramenta que possibilita o desenvolvimento das atividades administrativas de modo mais eficaz, mediante a automação de rotinas e atos processuais, reduzindo gastos com insumos (papel, cartuchos de tinta, grampos, envelopes, capas de processos, carimbos, etc.) e contribuindo também com a preservação do meio ambiente.
De uma maneira geral, é possível afirmar que essa tendência de informatização dos processos administrativos é uma medida que busca concretizar o princípio da eficiência, alçado pela Emenda Constitucional nº 19/1998 como um dos princípios gerais da Administração Pública[2], os quais, inclusive, as Entidades do Sistema S devem observar.
Nesse viés é que se afirma não haver nenhum óbice à adoção de processos eletrônicos pelas Entidades do Sistema “S”, no intuito de informatizar e documentar seus atos administrativos, desde que o procedimento seja regulamentado mediante normativa específica e sejam adotas as devidas cautelas.
Especificamente quanto à celebração de contratos/atas, em face do princípio da legalidade, a Entidade não pode descurar das formalidades exigidas pelo ordenamento, tão pouco podem tais documentos ser destituídos dos requisitos de validade jurídica.
Assim, é que os contratos celebrados pela Entidade devem ser escritos, nos termos do art. 26 de seu Regulamento, contendo todas as cláusulas essenciais, de acordo com os termos do edital e da proposta vencedora aos quais se vincula, e devem ser assinados por agente capaz, já que, conforme dispõe o Código Civil brasileiro, este é um dos requisitos de validade do negócio jurídico.O mesmo raciocínio aplica-se à Ata de Registro de Preços, que exige as mesmas formalidades.
Tradicionalmente, os contratos administrativos/atas de registro de preços são impressos e os interessados, ao serem convocados, comparecem pessoalmente à sede da Entidade, comprovando através de documento idôneo que detêm capacidade para firmar o negócio jurídico e apõem sua assinatura de próprio punho no instrumento contratual como forma de externar sua declaração de vontade, que se presume verdadeira.[3]
Mas ao realizar esses procedimentos eletronicamente, a Entidade deverá adotar recursos de segurança que garantam a autenticidade dos documentos produzidos em meio eletrônico e sua validade jurídica. E dentre esses recursos, tem-se a assinatura digital baseada em certificado digital provido no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
A ICP/Brasil foi instituída mediante a Medida Provisória 2.200-2/2001[4], a qual garante “a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, dasaplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”. (art. 1º)
Nesse contexto, a assinatura de documentos em geral por meio de certificação digital garante sua autenticidade e autoria e é definida no glossário do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação como:
“Código anexado ou logicamente associado a uma mensagem eletrônica que permite de forma única e exclusiva a comprovação da autoria de um determinado conjunto de dados (um arquivo, um e-mail ou uma transação). A assinatura digital comprova que a pessoa criou ou concorda com um documento assinado digitalmente, como a assinatura de próprio punho comprova a autoria de um documento escrito. A verificação da origem do dado é feita com a chave pública do remetente.”[5]
Portanto, a assinatura digital baseada em certificado digital é um aspecto que confere a validade dos atos praticados eletronicamente, sendo indispensável, dessa forma, a sua exigência para a formalização dos atos administrativos eletrônicos.
Sobre o tema já se posicionou o TCU no seguinte Acórdão:
“[Relatório do Ministro Relator]
Os argumentos usados pelo gestor para justificar a ausência de assinatura em documentos relativos às obras financiadas com os recursos do Convênio nº 119/04 (projetos e plantas) carecem de sustentação fática (vide fl. 346 -Vol. 1). A adoção da assinatura digital e a obtenção da certificação digital são imprescindíveis para conferir autenticidade/fidedignidade aos documentos que circulam em meio magnético. Além disso, com esses mecanismos o tráfego de informações torna-se seguro. Na ausência destes instrumentos, as autoridades administrativas da UFPB devem assinar todos os atos integrantes de processos administrativos logo após a sua conclusão. Aplica-se, ao caso, o disposto no art. 22 da Lei nº 9.784/99:
‘Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir.
§ 1º Os atos do processo devem ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e o local de sua realização e a assinatura da autoridade responsável.
(…)
§ 4o O processo deverá ter suas páginas numeradas sequencialmente e rubricadas.’
Por fim, faz-se necessário registrar que a não apresentação de documentos à equipe de auditoria (planilha orçamentária do contratado e procedimento licitatório) constitui óbice ao exercício da atividade de controle”.[6] (grifou-se)
Destarte, em face da legislação vigente, entende-se ser viável a formalização de contratos administrativos eletronicamente, desde que os Serviços Sociais Autônomos regulamentem a matéria em normativa específica e adotem sistema capaz de assegurar as condições de segurança, veracidade e validade jurídica dos procedimentos realizados de forma virtual, sendo que os instrumentos contratuais deverão ser assinados mediante a utilização de assinaturas digitais baseadas em certificados digitais emitidos por autoridade certificadora[7]. E, para tanto, imprescindível exigir a mesma formalidade da empresa que será contratada. Não se vê óbice em tal exigência, já inserida em muitas normas que regulam a formalização de negócios jurídicos.
Claro que para justificar tal adoção é importante analisar os procedimentos exigidos e o custo da referida certificação, a fim de privilegiar a competitividade do certame. Não obstante, consoante destacado, em face da legislação vigente e da tendência dos processos eletrônicos, sendo tal exigência feita apenas da empresa vencedora do certame, não se vislumbra afronta ao princípio da competitividade. Por fim, conforme Acórdão antes mencionado, o TCU não tem questionado a previsão em editais de assinaturas por certificação digital.
(…).” (grifou-se)
