Segundo os regulamentos próprios de licitações e contratos das Entidades do Sistema “S”, após concluída a etapa de lances e eventual negociação, identifica-se a proposta melhor classificada e o pregoeiro requisita ao seu autor que encaminhe os documentos necessários à comprovação de sua habilitação, assim como a proposta e planilha readequadas ao valor de seu lance final, se necessário, nos prazos, condições e especificações estabelecidas pelo instrumento convocatório[1]. Cabe ao edital, portanto, disciplinar a forma, meio e prazos de apresentação desses documentos.
Mas, não se pode esquecer que o pregão eletrônico se diferencia das demais modalidades licitatórias justamente por ser processado em meio eletrônico, o que importa dizer que os seus atos devem todos se desenvolver, a rigor, nesse mesmo meio (no próprio sistema eletrônico ou por e-mail[2]). Ademais, os prazos a serem definidos em edital para o envio dos documentos também devem ser compatíveis com essa especial sistemática, que preza pela celeridade.
Ou seja, ao determinar os prazos para o envio da documentação exigida do licitante melhor classificado no pregão eletrônico, cabe à Entidade agir com razoabilidade, mas sem prejudicar a agilidade inerente ao pregão.
Nessa linha, a lição de Marçal Justen Filho:
“A determinação do prazo, no âmbito do edital, deverá ser norteada pelo princípio da razoabilidade. Deve entender-se que o prazo será exíguo, compatível com a natureza do pregão. O procedimento do pregão é estruturado de molde a permitir que, evidenciado o não cumprimento dos requisitos de participação por parte do autor do lance vencedor, a licitação tenha seguimento, com a convocação de outros interessados. Isso significa que o autor do lance vencedor deverá dispor de prazo não superior ao tempo necessário e razoável, em face das circunstâncias.”[3]
Aliás, para o referido autor, 1 hora seria um tempo razoável e suficiente para o envio da documentação:
“(…) o ‘tempo necessário e razoável’ para exibição dos documentos corresponde a aproximadamente uma hora, a ser computada a partir do instante em que a fase de lances for encerrada. Mas essa alternativa deverá ser consagrada no próprio ato convocatório, inclusive para permitir a todos os interessados perfeita ciência das limitações temporais a que estarão sujeitos em caso de vitória na etapa competitiva.”[4]
O Tribunal de Contas da União, no entanto, já entendeu que o prazo de 1 hora seria muito exíguo (especialmente tendo em vista a quantidade de documentos a serem enviados/transmitidos):
“Pregão eletrônico para fornecimento de equipamentos: 1 – Chamamento simultâneo de licitantes para apresentação dos documentos de habilitação
No pregão eletrônico, o chamamento simultâneo de licitantes para apresentação da documentação de habilitação não tem amparo na lei de regência da modalidade (Lei n.o 10.520/2002), que prescreve o chamamento sequenciado de cada participante, de acordo com a ordem de classificação advinda da fase de lances. Além disso, quando necessário o envio da documentação de habilitação via fax, o pregoeiro deverá fixar prazo razoável ao licitante, zelando para que a linha disponibilizada esteja devidamente desocupada durante todo o prazo concedido. Com base nesse entendimento, o relator propôs e o Plenário decidiu considerar procedente representação envolvendo o Pregão Eletrônico para Registro de Preços n.o 37/2008, promovido pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (Unirio), que tinha por objeto a aquisição de 400 notebooks. Entre as possíveis irregularidades apontadas pela representante, estava a ‘estipulação de tempo exíguo, no caso 60 (sessenta) minutos, prorrogados por mais 30 (trinta) minutos, para envio da proposta e da documentação exigida no edital, apesar de ser grande o volume de documentos a serem encaminhados por meio da única linha de fax disponibilizada, e tendo em vista que tal medida foi requerida às licitantes que apresentaram as 10 (dez) melhores propostas de preços, e não apenas à melhor classificada’. Para o relator, ‘Não se pode admitir que, de dez empresas chamadas a apresentarem sua documentação, nada menos que sete não tenham conseguido fazê-lo, entre elas as mais bem classificadas na fase de lances. Acresce que as três que conseguiram enviar os documentos requisitados, todas foram desclassificadas, duas pelo […] prazo de garantia em desacordo com a segunda versão do edital, e uma por envio fora do prazo total […] fixado pelo pregoeiro’. A simples pressa administrativa ‘não é capaz sequer de explicar a adoção desse procedimento A menos que se possa licitamente presumir que a imensa maioria dos licitantes de ordinário desatendem as condições de habilitação, o que não é verdade’. A seu ver, não há outra leitura possível do que prescreve o inciso XVI do art. 4º da Lei n.o 10.520/2002, segundo o qual ‘se a oferta não for aceitável ou se o licitante desatender às exigências habilitatórias, o pregoeiro examinará as ofertas subseqüentes e a qualificação dos licitantes, na ordem de classificação, e assim sucessivamente, até a apuração de uma que atenda ao edital, sendo o respectivo licitante declarado vencedor’. Outra irregularidade imputada ao pregoeiro foi a habilitação da empresa classificada em 11º lugar na fase de lances, que encaminhou a documentação – requisitada apenas das dez primeiras colocadas – por sua conta e risco. Mesmo assim, logrou ter sua documentação aprovada e terminou por ser declarada vencedora do certame, apesar de seu lance ser quase 50% superior ao da empresa mais bem classificada. Diante de tais irregularidades, e considerando que os equipamentos já foram entregues à Unirio, o relator propôs e o Plenário decidiu aplicar multa ao pregoeiro e converter os autos em tomada de contas especial. Acórdão n.º 558/2010-Plenário, TC-008.404/2009-1, rel. Min. Augusto Nardes, 24.03.2010.”[5] (grifou-se)
“[RELATÓRIO]
15. De fato, o prazo de 1 (uma) hora era insuficiente. Essa insuficiência pode ser comprovada a partir do seguinte raciocínio: o edital possuía 33 itens. Logo, no mínimo, seriam 33 lances e 33 documentos de habilitação. Estes, com uma média de 10 folhas cada (os documentos de habilitação da empresa Kether Copypel Material de Escritório e Informática Ltda. atingiram 14 folhas – fls. 326/339 -, enquanto os da empresa Multilaser Industrial Ltda. atingiram 19 folhas – fls. 340/358 -, de modo que 10 folhas por documento de habilitação é uma estimativa bem modesta), totalizaria 330 folhas. Ademais, os itens 8, 9 e 10 tiveram 19, 22 e 16 propostas recusadas por falta de apresentação de laudo técnico, o que soma 57 propostas. Somando-se a estas as 3 propostas aceitas, chega-se ao total de 60 propostas (apenas para os itens 8, 9 e 10 do edital), o que implica a remessa de 60 laudos. Porém, acompanhados dos laudos, o edital também exigia Termo de Garantia dos cartuchos de impressoras. Assim, considerando apenas os itens 8, 9 e 10 do edital, já se obtém o quantitativo de 120 documentos, que dariam 120 folhas, no caso de uma única folha por documento. Somando-se estas com as 330 dos documentos de habilitação das empresas chega-se ao total de 450 folhas a serem recebidas pelo fax da Eceme. Contudo, não há fax com essa capacidade de recepção, o que comprova a insuficiência do prazo definido no edital. Além de o prazo ser insuficiente, hipoteticamente, também poderiam ocorrer problemas na recepção, tais como travamento do aparelho, queda de energia, falta de papel, etc.
[ACÓRDÃO]
9.2.2.2. evite solicitar de forma generalizada a todos os licitantes o envio de documentação por meio diverso do sistema eletrônico, buscando restringir esse tipo de medida às empresas detentoras das propostas vencedoras do certame;
9.2.2.3. caso seja necessário exigir a remessa por meio diverso do sistema eletrônico de documentos referentes à proposta ou à habilitação das licitantes, procure estabelecer prazo razoável e meio adequado para que os concorrentes possam cumprir a exigência editalícia, de forma a evitar a injusta desclassificação de licitantes”.[6]
Em âmbito federal, o atual Decreto nº 10.024/2019 prevê expressamente que o prazo para o envio da documentação complementar à proposta e à habilitação, quando necessáriaà confirmação daqueles exigidos no edital e já apresentados[7], deve ser de pelo menos 2 horas[8], contado da solicitação do pregoeiro no sistema[9], o que, a nosso ver, é razoável e condizente com a sistemática célere do pregão eletrônico.
Esse, porém, é um prazo mínimo, podendo, então, ser estipulado tempo maior no edital. Tudo depende da análise (razoável e proporcional) a ser realizada pela Entidade em cada caso, quando do planejamento do certame, tendo em vista a quantidade de documentos a serem remetidos pelos licitantes.
Da mesma forma se entende quanto à possibilidade de prorrogação do prazo, que, a critério da Entidade, pode ser prevista no instrumento convocatório, de modo que todos os licitantes tenham ciência e oportunidade de usufruir do mesmo direito (em respeito ao princípio da isonomia e da vinculação ao instrumento convocatório[10]), cabendo ao ente licitante, igualmente, estipular prazo de prorrogação razoável e proporcionalà quantidade de documentos a serem enviados, podendo ser,por exemplo, por igual período ao do prazo original(2 horas prorrogáveis por mais duas horas).Entende-se, todavia, que a concessão de tempo adicional depende da apresentação de justificativa hábil pelo licitante, evidenciando o justo motivo pelo qual não enviou a documentação no tempo regulamentar, podendo a Entidade negar (motivadamente) o pleito de prorrogação, caso entenda que a justificativa apresentada não é suficiente para tanto.
