Quanto ao estabelecimento de diretrizes para a gestão de riscos das aquisições, trata-se da declaração de intenções da organização quanto à gestão de riscos na função aquisição. Essa declaração pode (e deve) ser mais ampla, abarcando uma declaração para todos os processos organizacionais. Neste caso, a organização estará praticando gestão de riscos de forma integrada (todas as funções, finalísticas e de suporte, fazendo gestão de riscos sob as mesmas diretrizes). Esta declaração normalmente se materializa num documento intitulado política de gestão de riscos. Além de promover o aculturamento da organização quanto ao tema gestão de riscos, a política de gestão de riscos contém outras diretrizes, como: alinhamento conceitual (por exemplo, “trataremos só os riscos com efeito negativo ou também os com efeito positivo?”), responsabilidades e diretrizes para o processo de gestão de riscos (“linhas mestras” de como o processo deve ser construído e executado).
Observe-se que os normativos infralegais que regulamentam as contratações de tecnologia da informação (IN-SLTI 04/2010, Resolução-CNMP 102/2013, Resolução-CNJ 182/2013) já contemplam a obrigatoriedade de realizar análise de riscos no planejamento de cada uma das contratações, como exemplificado a seguir (BRASIL, 2010):
Art. 16. A Análise de Riscos será elaborada pela Equipe de Planejamento da Contratação contendo os seguintes itens:
I – identificação dos principais riscos que possam comprometer o sucesso dos processos de contratação e de gestão contratual;
II – identificação dos principais riscos que possam fazer com que a Solução de Tecnologia da Informação não alcance os resultados que atendam às necessidades da contratação;
III – identificação dos principais riscos que possam fazer com que os serviços prestados ou bens entregues não atendam às necessidades da contratante;
IV – mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado;
V – definição das ações previstas a serem tomadas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionado a cada risco;
VI – definição das ações de contingência a serem tomadas caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem; e
VII – definição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.
§ 1º A análise de riscos permeia todas as etapas da fase de Planejamento da Contratação e será consolidada no documento final Análise de Riscos.
§ 2º A Análise de Riscos será aprovada e assinada pela Equipe de Planejamento da Contratação.
Cabe registrar que a prática de gestão de riscos pode ser aplicada em diversos níveis na organização. Na forma da norma transcrita acima, tem-se a gestão de riscos aplicada no processo de cada uma das contratações. Pode-se ainda aplicar o conceito no nível gerencial da função de aquisição, onde seriam levantados riscos como, por exemplo, grande quantidade de pessoal-chave já se encontra em condições de se aposentar ou falta de informações gerenciais para tomada de decisões. A gestão de riscos nas aquisições deve ocorrer também em nível mais estratégico, tranado riscos como aqueles associados à exposição de imagem da organização, por exemplo, pela ausência de transparência dos elementos mínimos das aquisições exigidos pela legislação.
As práticas de gestão de risco são das que agregam mais valor às organizações, pois a essência da gestão de riscos é prevenir (ou preparar-se para remediá-la) a ocorrência de eventos que dificultem ou impeçam a organização de atingir seus objetivos. Por exemplo, de forma mais concreta, é a gestão de riscos que identificará que uma licitação poderá não ser concluída em tempo, e o que deverá ser feito neste caso (por exemplo, a organização preparar-se para uma contratação emergencial). Também poderá detectar que faltarão recursos humanos para realizar a fiscalização de contratos ainda durante o planejamento da contratação, de forma que se possa providenciar treinamento adequado para os futuros fiscais antes do início dos contratos. Em outro sentido, não realizar gestão de riscos significa “fechar os olhos” para o que pode dar errado, e sofrer as consequências disso no futuro.
Diferentemente das duas primeiras, a delegação e reserva de poderes, ou competências, é pratica mais usual na Administração Pública. Decorrente da Lei 9.784/99 (arts. 11 a 13), consiste na atribuição, normalmente a subordinados, de poder para praticar atos da alçada da autoridade delegante. São atos como, por exemplo, permitir que subordinados autorizem licitações, assinem contratos, ou ainda autorizem pagamentos decorrentes das prestações contratuais.
(IFAC, 2001) trata do tema nos seguintes termos:
• 081 Para garantir que a direção e o controle da organização estão firmemente nas suas mãos, o corpo governante das organizações públicas deve estabelecer e manter um esquema atualizado de delegação e reservas de poderes que incluem um escalonamento formal daqueles problemas cuja decisão foi especificamente reservada para uma decisão colegiada do corpo governante (tradução livre)
No próximo post trataremos da delegação e reserva de poderes.
Clique aqui para ler o artigo completo ou consultar as referências.
Autor
Carlos Renato Araujo Bragaé servidor do Tribunal de Contas da União, graduado em Engenharia de Computação pelo Instituto Militar de Engenharia (IME), Especialista em Contabilidade e Orçamento Público pela Universidade de Brasília (UnB) e em Educação de Adultos pela Intosai Development Iniciative (IDI). Possui as certificações profissionais CISA©, CIA©, CGAP©, CCSA©, CRMA© e CCI©.
