A prática de estabelecer processo de trabalho para aquisições deriva de conceitos contidos nas normas que buscam qualidade. Quando o objetivo é obter algo de qualidade, (ABNT, 2015) preconiza que:
Para uma organização funcionar de maneira eficaz, ela tem que identificar e gerenciar diversas atividades interligadas. Uma atividade que usa recursos e que é gerenciada de forma a possibilitar a transformação de entradas em saídas pode ser considerada um processo. Frequentemente a saída de um processo é a entrada para o processo seguinte. A aplicação de um sistema de processos em uma organização, junto com a identificação, interações desses processos e sua gestão, pode ser considerada como ‘abordagem de processo’.
Assim, quando a organização pretende ter contratos de qualidade, precisa gerenciar as atividades que produzem o contrato como um processo. (BRASIL, 2008) tratou da abordagem por processo para aquisições de tecnologia da informação da seguinte forma:
b) um processo de contratação e gestão de contratos é formado basicamente pela definição de etapas ou atividades que devem ser executadas, dentro e fora do setor de TI, seu fluxo (sequência em que são executadas), os insumos de cada etapa (informações necessárias à execução da atividade) e os produtos gerados em cada etapa (informações produzidas na etapa). Um processo se torna formal quando está documentado e publicado no âmbito do ente. Mapeado o processo é possível avaliar riscos, implantar controles para mitigá-los e monitorar estes controles para verificar sua eficácia.
Considerando que a legislação é praticamente a mesma para contratação de todos os objetos, a ideia acima pode ser expandida para aquisições de forma mais ampla. Podemos citar como exemplos de processos de trabalho para contratação e gestão contratual as portarias do TCU 297/2012 e 128/2014, respectivamente.
Figura 1 – Metaprocesso para aquisições públicas (Fonte: BRASIL, 2015)
Didaticamente, (BRASIL, 2015) caracterizou um “metaprocesso para aquisições públicas” em 3 fases (Figura 1):
199.1. Planejamento da contratação, que recebe como insumo uma necessidade de negócio, e gera como saída um edital completo, incluindo o Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB) para a contratação;
199.2. Seleção do fornecedor, que recebe como insumo o edital completo, e gera como saída o contrato; e
199.3. Gestão do contrato, que recebe como insumo o contrato, e gera como saída uma solução, que produz resultados, os quais atendem à necessidade que desencadeou a contratação.
A falta de padronização na execução das atividades do processo de aquisição leva, dentre outros, aos seguintes riscos: execução de uma mesma atividade, em duplicidade, por unidades diferentes; existência de atividades sem um responsável claro; e não realização de algum procedimento essencial.
No próximo posttrataremos do estabelecimento de controles compensatórios.
Clique aqui para ler o artigo completo ou consultar as referências.
.
Autor
Carlos Renato Araujo Bragaé servidor do Tribunal de Contas da União, graduado em Engenharia de Computação pelo Instituto Militar de Engenharia (IME), Especialista em Contabilidade e Orçamento Público pela Universidade de Brasília (UnB) e em Educação de Adultos pela Intosai Development Iniciative (IDI). Possui as certificações profissionais CISA©, CIA©, CGAP©, CCSA©, CRMA© e CCI©.
